Růst podnikání znamená nejen vyšší zisk, ale také vyšší náklady. Pokud se vám daří čím dál tím lépe, budete potřebovat více zaměstnanců, a to znamená také větší kancelářské prostory. Co všechno byste měli při výběru nových kanceláří zvážit, aby se v nich cítili dobře vaši klienti i zaměstnanci?
Lokalita a dopravní dostupnost
Otázka kde kanceláře hledat je možná jednou z nejdůležitějších, které si můžete položit. Odpověď na ni přitom není nijak jednoduchá. Čím lepší lokalita, tím horší cena. Na druhou stranu musí být kanceláře dobře dostupné.
Našli jste pěkné kanceláře za příjemnou cenu? Než se začnete radovat, upřímně si odpovězte na dvě důležité otázky:
- Je kancelář dobře dostupná? Mohou se k nám klienti dostat pohodlně autem i MHD? Nebudou mít problém naše kanceláře najít a případně u nich zaparkovat?
- Jak se do kanceláří dostanou zaměstnanci?
Pokud například doteď sídlíte v širším centru Prahy, odkud pochází většina vašich zaměstnanců, a kanceláře se najednou rozhodnete umístit např. do Říčan, zaměstnanci příliš nadšení nebudou. Pro část z nich může být špatná dopravní dostupnost kanceláří dokonce důvodem začít si hledat jiného zaměstnavatele.
Stejně jako při hledání vlastního bydlení, i u kanceláří je důležité zvážit občanskou vybavenost místa, kam se budete stěhovat. Je v okolí dostatečný výběr restaurací, kam si můžete zajít na společný oběd, posilovna, park a celkově příjemné prostředí?
Všechny tyto faktory udělají dobrý dojem nejen na vaše zaměstnance, ale i na klienty.
)
Cena a vstupní náklady
Cena kanceláří je při výběru stejně důležitá jako lokalita. Levné kanceláře jsou sice příjemné pro vaše cash flow, na druhou stranu je otázka, na kolik kompromisů budete muset pro nižší cenu přistoupit. Ani samotné stěhování není zadarmo a střídat kanceláře každého půl roku kvůli pár ušetřeným korunám na nájmu může ve výsledku vyjít pěkně draho.
Na druhou stranu musíte mít při výběru jistotu, že si cenu budete moc dlouhodobě dovolit. Na co byste se měli sami sebe ptát, než podepíšete smlouvu o pronájmu?
- Máte na podnikatelském účtu dostatek peněz na zaplacení tříměsíční kauce?
- Jaká je cena podobných kancelářských prostor v okolí?
- Seznámili jste se vším, co budete muset platit (energie, parkování, poplatky za správu budovy atd.)?
Pohled na účet vám prozradí hodně o tom, jestli jsou pro vás kanceláře cenově optimální. Pokud máte dostatek peněz na zaplacení tří měsíčních nájmů, jedná se o dobré znamení, že si můžete kanceláře dovolit. Přesto ale půjde o nepříjemný zásah do vašeho cash flow. S tím vám pomůže půjčka pro začínající podnikatele, která vám umožní zaplatit kauci, aniž byste museli sáhnout do svých financí na podnikání. Tím se vyhnete tomu, že byste museli kvůli novým kancelářím odmítat zajímavé příležitosti.
Infrastruktura a náklady na provoz
Jak v budově funguje internet a další infrastruktura nezbytná pro vaše podnikání? Je internet (energie a další) součástí ceny nájmu a pokud ne, kolik vás bude připojení stát?
Jak spolehlivé připojení v lokalitě poskytovatelé internetu nabízejí? Není nic horšího než po pár týdnech v nových kancelářích zjistit, že polovinu pracovní doby vaši zaměstnanci tráví tím, že řeší pomalé připojení.
Pokud si pronajímáte prostor ve větší kancelářské budově, zeptejte se současných nájemců na to, jak jsou s infrastrukturou spokojení. Budoucím problémům můžete předcházet i tak, že pronajímatele požádáte, jestli si před podpisem smlouvy můžete rychlost internetu vyzkoušet.
Velikost a členění kanceláří
Podle normy ČSN 73 5305 by měl mít každý zaměstnanec k dispozici 12 m? s prostorem pro jednání a odkládací plochy, nebo 5 m? bez zmíněných podmínek. To je samozřejmě absolutní minimum a v reálu by měli mít zaměstnanci více prostoru.
Při výběru kanceláří přemýšlejte o tom, jestli chcete zaměstnance vměstnat do open space a kdo všechno potřebuje svou vlastní kancelář. Prostory by měli mít také dostatečně velkou kuchyň, optimálně i s prostorem, ve kterém se mohou zaměstnanci najíst, aby nemuseli jíst u počítače. Dále potřebujete prostornou konferenční místnost pro jednání s klienty a pořádání firemních schůzí. Chybět nesmí ani prostor pro odpočinek.
Myslete také na další růst firmy. Máte dostatek prostoru pro to, abyste se nemuseli stěhovat, pokud budete za pár měsíců potřebovat další zaměstnance? Čím větší a příjemnější prostor zaměstnanci mají, tím budou produktivnější. Proto se na velikosti kanceláří rozhodně nevyplatí za každou cenu šetřit.
Styl – budujete značku, nebo hledáte „jen” zázemí?
Poslední bod souvisí s prostředím vašich kanceláří. Šedivé koberce, jeden stůl jako druhý, suché kancelářské místo a bílé stěny… ano, i to je cesta. Pokud však chcete pracovat nejen „tak nějak dostatečně” na zakázkách, ale také na spokojenosti (a tím vyšší produktivitě) vašich zaměstnanců nebo dokonce na budování vaší značky, bude to chtít přece jen něco víc.
Úspěšné a známé společnosti, jejichž jména všichni dobře známe, vědí, že kancelářské prostory jsou důležitou součástí firemní identity. V ideálním světě je nejlepší řešení mít vlastní kancelářské prostory, které dáte dohromady společně s architektem a interiérovým designérem, ale to rozpočet jen tak někomu neumožní. Najděte si však takový prostor, který vám umožní přizpůsobit kanceláře vaší firemní identitě.
Na té můžete pracovat například vymalováním prostor do firemních barev, volbou vhodných dekorací, obrazů, knihoven a všeho, co z vašich kanceláří udělá domov vaší značky, který budete moci s pocitem hrdosti sdílet na sociálních sítích a jeho prostřednictvím budovat své jméno i identitu.
